Wielkie zmiany w doręczeniach. Urzędy nie będą już zostawiać awizo

Chaos legislacyjny czy upragniona zmiana?

W dokumencie zebrano przepisy regulujące zasady wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi. Kluczowym elementem jest zdefiniowanie Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) oraz Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). To właśnie PUH ma być rozwiązaniem pomostowym dla osób, które nie są jeszcze gotowe na pełną cyfryzację. W takim wypadku urzędnik wyśle dokument elektronicznie, operator pocztowy zleci wydruk i dostarczy go w formie papierowej.

Serce systemu. Baza Adresów Elektronicznych

Ustawa precyzuje również zasady funkcjonowania Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). To publiczny rejestr, który ma pełnić funkcję „cyfrowej książki telefonicznej”. Wpisanie adresu do BAE jest równoznaczne z żądaniem doręczania korespondencji urzędowej na ten adres. Dla podmiotów publicznych i zawodów zaufania publicznego, a posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych jest obowiązkowe. 

Dla obywateli – wciąż dobrowolne, choć państwo wyraźnie zachęca do migracji do sfery cyfrowej. Warto podkreślić, że e-doręczenia to nie to samo co zwykły e-mail. Ustawa gwarantuje, że cyfrowe potwierdzenie odbioru ma taką samą moc prawną jak tradycyjna „zwrotka” przy liście poleconym.

Wydział Prasowy Urzędu Miasta Warszawy w rozmowie z Gońcem tak odnosi się do tego rozwiązania:

- Takie rozwiązanie zapewnia bezpieczeństwo treści  i wiarygodność korespondencji – nadawca oraz adresat są identyfikowani podczas odbioru przesyłki, a także przejrzystość procesów, ponieważ czas każdej czynności w procesie potwierdza kwalifikowany znacznik czasu.

To kluczowa zmiana, która ma zapewnić bezpieczeństwo obrotu prawnego i uniemożliwić podważanie faktu doręczenia decyzji administracyjnej czy wezwania sądowego.

Wyzwania dla samorządów

Dla jednostek samorządu terytorialnego publikacja tekstu jednolitego, to przypomnienie o nieuchronności zmian. Samorządy powinny być gotowe na obsługę e-doręczeń w pierwszej kolejności. Oznacza to nie tylko konieczność wdrożenia odpowiedniego oprogramowania klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją), ale także przeszkolenia kadr i zmiany wewnętrznych procedur kancelaryjnych.

Ustawa uwzględnia m.in. zmiany terminów, które zostały wprowadzone wraz z ostatnimi nowelizacjami. Dzięki temu urzędy zyskują pewność co do harmonogramu, który niejednokrotnie ulegał modyfikacjom. Stabilność prawa w tym zakresie jest kluczowa dla planowania budżetów na IT oraz organizacji pracy urzędów gmin, starostw i urzędów marszałkowskich.

Co zmiana oznacza dla przeciętnego Kowalskiego?

Choć ustawa w dużej mierze koncentruje się na obowiązkach instytucji, to jej ostatecznym beneficjentem ma być obywatel. Tekst jednolity potwierdza, że docelowo każdy dorosły Polak będzie mógł posiadać własną skrzynkę do e-doręczeń. To koniec z awizo w skrzynce i staniem w kolejkach na poczcie, tylko po to, aby odebrać pismo z urzędu gminy czy skarbówki. 

źródło: gov.pl, Goniec