Podpis prezydenta przesądza. KSeF stanie się obowiązkowy

KSeF 2.0 - cyfrowa rewolucja w fakturowaniu

Podpisana przez prezydenta Karola Nawrockiego nowelizacja ustawy o VAT wprowadza w życie KSeF 2.0, czyli obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Zmiana ta oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli całkowicie odejść od tradycyjnych papierowych dokumentów i faktur w formie PDF, które dotychczas dominowały w obrocie gospodarczym. 

Od 2026 r. jedynym dopuszczalnym sposobem dokumentowania transakcji stanie się faktura ustrukturyzowana, trafiająca bezpośrednio do centralnego systemu Ministerstwa Finansów. To fundamentalna zmiana, zarówno w codziennym funkcjonowaniu firm, jak i w relacjach z fiskusem. 

Eksperci podkreślają, że „to będzie rewolucja zarówno w VAT, jak i w podatku dochodowym”, ponieważ KSeF zapewni organom skarbowym wgląd w każdy szczegół faktury, w tym w poszczególne pozycje towarów czy usług. W praktyce oznacza to, że państwo zyska narzędzie do natychmiastowej i pełnej kontroli transakcji między podatnikami.

Nowe obowiązki przedsiębiorców od 2026 r.

Wdrożenie KSeF będzie następowało etapami, jednak już teraz wiadomo, że zmiany obejmą praktycznie wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Pierwsza fala obowiązków obejmie największe firmy, czyli około 5 tysięcy podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli sprzedaż przekraczającą 200 mln zł.

To właśnie oni od 1 lutego 2026 r. będą musieli wystawiać faktury wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Co istotne, od tego samego dnia wszystkie przedsiębiorstwa, niezależnie od skali działalności, a także jednoosobowe działalności gospodarcze, zostaną zobowiązane do odbierania faktur przez system. 

Drugi etap rozpocznie się 1 kwietnia 2026 r., gdy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie już całą gospodarkę – od dużych spółek po małe firmy rodzinne. Jedyną grupą, która otrzyma dodatkowy czas na dostosowanie się do zmian, będą mikroprzedsiębiorcy o miesięcznych obrotach poniżej 10 tys. zł. Dla nich możliwość fakturowania poza systemem została utrzymana do końca 2026 r.

ZOBACZ TAKŻE: Nowe informacje o pobiciu Adama Niedzielskiego. Takie "hasła" mieli wykrzykiwać sprawcy

Ułatwienia i okres przejściowy dla firm

Chociaż nowelizacja wprowadza twarde obowiązki, przewidziano również pewne ułatwienia i okres przejściowy, które mają złagodzić wejście w życie systemu. Najważniejszą nowością jest tzw. tryb offline – rozwiązanie pozwalające na wystawienie faktury bez połączenia z systemem i jej późniejsze wprowadzenie do KSeF w kolejnym dniu roboczym. 

To ukłon w stronę przedsiębiorców obawiających się problemów technicznych i przerw w dostępie do internetu. Nowe przepisy przewidują także możliwość dodawania załączników do e-faktur, choć ich rozmiar będzie limitowany, a na ich przesłanie zgodę musi wyrazić fiskus. 

Warto podkreślić, że do końca 2026 r. firmy nie będą karane za błędy w korzystaniu z KSeF. Ministerstwo Finansów wprost zaznacza, że „rok 2026 będzie czasem nauki systemu przez przedsiębiorców”. 

Dodatkowo, w tym okresie możliwe będzie jeszcze wystawianie faktur z kas fiskalnych czy dokonywanie płatności bez obowiązku podawania numeru KSeF. Dopiero od 1 stycznia 2027 r. przedsiębiorcy będą musieli spełniać wszystkie wymogi w pełnym zakresie.